Verstehen, beraten, kommunizieren: Das bedeutet für uns Markenführung. Den Erfolg unserer Kunden sichern wir nach dem Credo „Building Best Brands“. Als größte inhaber- und partner:innen-geführte Agenturgruppe Europas setzen wir auf integrierte kreative Kommunikation in zielgruppen-affinen Kanälen und Medien – national wie international. Dafür suchen wir Kolleg:innen, die gemeinsam mit uns wachsen wollen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Standort Wien eine:n Facility- & IT-Manager (all genders).

• Facility-Management:
  • Verantwortung für Betrieb, Instandhaltung und Weiterentwicklung der Büro- und Gebäudeflächen und der technischen Ausstattun sowie erste Ansprechperson für Gebäude-Eigentümer:innen
  • Steuerung von externen Partner:innen (Reinigung, Security, IT-Dienstleister:innen, Vermieter:innen etc.)
  • Planung und Umsetzung von Umbauten, Übersiedlungen, Arbeitsplatz- und Raumkonzepten
  • Sicherstellung von Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Brandschutz und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Erstkontakt für Arbeitsinspektorat, AUVA-Sicherheits-Vertrauensperson)
  • Budgetplanung, Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Vertragsmanagement
  • Schnittstelle zum Immobilien-Team des Headquarter München
  • Unterstützung bei Projekten zur CO2-Kompensation in Abstimmung mit Geschäftsführung
  • Technische Unterstützung bei diversen Events oder (Kunden-)Terminen im Haus inkl. „Troubleshooting“
• IT:
  • Wartung, Betreuung und Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur (Server, Netzwerke, Hardware, Software, Zugriffsrechte)  in enger Abstimmung mit IT-Abteilung im Headquarter München
  • Koordination von Backups, Updates, IT-Security- und Notfallkonzepten --> in enger Abstimmung mit IT-Abteilung im Headquarter München
  • Schnittstelle zum IT-Dienstleister (Zutrittssysteme, LAN, WLAN, Internetprovider)
  • First- und Second-Level-Support für Mitarbeitende sowie Eskalationsmanagement
  • Kauf und Verwaltung von IT‑Assets, Lizenzen und Dokumentationen
  • Wartung & Verwaltung von Mobiltelefonen inkl. Abwicklung von Verträgen und Ausgabe an Mitarbeitende sowie Support beim Einrichten
  • Budgetplanung, Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Vertragsmanagement
  • Für Teile des Unternehmens: Unterstützung von Onboarding-/Offboarding-Prozessen (Arbeitsplatz, Hardware/Software, Zutritte)
     
• Vertretungsweise Office Management:
  • Basics der Organisation und Steuerung von administrativen und operativen Office-Abläufen (Empfang/Telefon, Post, Beschaffung, Dienstleister:innenkoordination)
  • Bewirtung von Meetings, Organisation von Events, Reisen etc.

• 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit Facility- und IT-Schwerpunkt
• Solides technisches Verständnis in IT-Infrastruktur, Netzwerken und Systemen
• Erfahrung im Projekt-, Budget- und Dienstleistermanagement
• Kenntnisse relevanter Sicherheits-, Datenschutz- und Arbeitsschutzanforderungen
• Sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten sowie strukturierte, lösungs- und serviceorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Verlässlichkeit und hohe Eigenständigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Anwesenheit im Büro (Home-Office nur in Ausnahmefällen)
• Von Vorteil:
  • Erfahrung mit CAFM-/IT-Management-Systemen
  • IT-Zertifizierungen oder technische Ausbildung
  • Erfahrung in wachsenden oder dynamischen Organisationsstrukturen

Diese Punkte sind uns wichtig. Noch wichtiger ist uns jedoch, dass wir menschlich zueinander passen. Falls Du also nicht alle Kriterien zu 100% erfüllst, lass Dich nicht aufhalten – vielleicht ist es ja trotzdem ein „perfect match“! 

• Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus Weiterbildungsprogramm, freiwillige Sprachkurse, Trainings und andere Weiterbildungsmaßnahmen – wir halten dich up to date!
• Entwicklung: Regelmäßige Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen
• Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kolleg:innen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen
• Benefits: 2x pro Woche günstiges Mittagessen frisch von den eigenen Agenturköch:innen, Fitnessprogramme (z.B. gratis MyClubs-Trainingseinheiten), New Work, verschiedene Vergünstigungen, Teamevents uvm.
• Initiativen: Mitarbeit bei hausübergreifenden Arbeitsgruppen (z.B. D,E&I, weGREEN) möglich
• Erreichbarkeit: Unser modernes Haus in 1060 ist öffentlich und mit dem Auto gut erreichbar
• Barrierefreiheit: Unsere Stellenausschreibung richtet sich an alle Menschen. Wir sind bereit, Menschen mit Behinderungen durch bauliche und technische Anpassungen nach Bedarf zu unterstützen, um sicherzustellen, dass im Arbeitsalltag keinerlei Hindernisse bestehen.

Bring dich ein und wachse gemeinsam mit uns in unserem House of Communication Wien.

Für die ausgeschriebene Position ist ein Bruttomindestgehalt laut Kollektivvertrag für Teilzeit (25h) von EUR 1.651,56 vorgesehen (Vollzeit lt. Kollektivvertrag: EUR 2.543,40). Überzahlung je nach Qualifikation möglich.

Wir haben uns als Ziel gesetzt, eine inklusive Kultur zu schaffen, in der alle Formen der Vielfalt als Mehrwert für unsere Agenturgruppe betrachtet werden. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, sexueller Orientierung und Religion sowie äußerlichem Erscheinungsbild und Neurodiversität. Wir setzen uns für Gerechtigkeit, Toleranz und Teilhabe ein und ermutigen besonders Bewerber:innen aus unterrepräsentierten Gruppen sich bei uns zu bewerben.

Um den Bewerbungsprozess so fair wie möglich zu gestalten, werden die Bewerbungsunterlagen seitens HR

vor Weitergabe an die Fachabteilungen anonymisiert. Das heißt, dass Foto, Name, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse unkenntlich gemacht werden, um Chancengleichheit zu wahren.

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung unter vienna-jobs@house-of-communication.com